KleymannDigital Solutions

Anwendungsfälle

Zehn Stellen, an denen ich Ihnen etwas bauen kann

Alles hier ist kanzleispezifisch. Nichts davon bekommen Sie fertig von DATEV, und nichts davon löst sich, indem jemand ChatGPT aufmacht. Bei jedem Punkt steht, was er nicht kann.

Der Einstieg

Ein Kanzlei-Assistent auf Ihrem Server

Der erste Prozess, den ich empfehle, hat mit Mandantendaten nichts zu tun: Ihr eigenes Kanzleiwissen wird durchsuchbar. Musterschreiben, Arbeitsanweisungen, interne Regelungen, Protokolle. Wer etwas sucht, fragt — und bekommt die Antwort mit der Fundstelle, statt einen Kollegen zu unterbrechen.

Kanzlei-AssistentMK

Wie handhaben wir Fristverlängerungsanträge bei Erstmandaten?

Bei Erstmandaten stellen wir den Antrag grundsätzlich schriftlich und nicht telefonisch. Zuständig ist der aufnehmende Sachbearbeiter, die Frist wird am selben Tag in die Fristenkontrolle eingetragen. Ab drei Monaten Verlängerung zeichnet ein Partner gegen.

  • Arbeitsanweisung Fristen, Stand 03/2026, Abschnitt 4.2
  • Musterschreiben Fristverlängerung Erstmandat.docx
Frage an die Kanzlei stellen
Schematische Darstellung. Die Antwort nennt immer die Fundstelle, damit sie nachprüfbar ist statt geraten.

Was hineingeht

  • Arbeitsanweisungen und interne Regelungen
  • Musterschreiben und Textbausteine
  • Protokolle aus Partnerrunden
  • Einarbeitungsunterlagen

Was herauskommt

  • Antworten mit Fundstelle statt Suchergebnisse
  • Neue Mitarbeiter fragen die Kanzlei statt die Kollegen
  • Textbausteine finden statt im Ordner suchen
  • Widersprüche zwischen Anweisungen fallen auf

Worauf es läuft

Die Oberfläche kommt aus einem quelloffenen Projekt, an dem tausende Entwickler mitlesen — ich erfinde keine Chat-Oberfläche neu. Angepasst wird sie an Ihre Kanzlei: Ihr Name, Ihre Themen, Ihre Anmeldung. Betrieben wird sie auf einem Server in Deutschland oder bei Ihnen im Haus.

  • Quelloffen, kein Lock-in
  • Anmeldung über Ihr bestehendes Benutzerverzeichnis
  • Modell frei wählbar, auch komplett im eigenen Haus
  • Betrieb in Deutschland
2 bis 3
Wochen bis zum Echtbetrieb
0
Mandantendaten im Spiel
1
Termin zur Übergabe der Unterlagen
  • Einstieg
    Wissen & Einarbeitung

    Kanzleiwissen durchsuchbar

    Heute
    Interne Regelungen, Musterschreiben und Arbeitsanweisungen liegen auf Laufwerken verteilt. Wer sucht, fragt am Ende einen Kollegen und unterbricht dessen Arbeit.
    Damit
    Frage stellen, Antwort mit Fundstelle bekommen. Aus Ihren Dokumenten, nicht aus dem Internet.

    unabhängig von DATEV, keine Mandantendaten

    Antwortet nur, was in Ihren Unterlagen steht. Wo nichts steht, sagt es das.

    2 bis 3 Wochen

  • Wissen & Einarbeitung

    Einarbeitung neuer Mitarbeiter

    Heute
    Neue Kollegen fragen im ersten halben Jahr ständig nach. Jede Antwort kostet zwei Leute Zeit, und beim nächsten Neuen fängt es von vorn an.
    Damit
    Die Kanzlei beantwortet ihre eigenen Wie-machen-wir-das-Fragen. Erfahrene Kollegen werden nur noch bei echten Ausnahmen gebraucht.

    unabhängig von DATEV

    Ersetzt keine fachliche Anleitung, nur das Nachschlagen von Kanzleiregeln.

    im Kanzleiwissen enthalten

  • Wissen & Einarbeitung

    Aktennotiz aus dem Gespräch

    Heute
    Nach dem Mandantengespräch wird aus dem Gedächtnis getippt, oft erst Tage später. Zugesagtes geht unter.
    Damit
    Aufnahme rein, strukturierte Notiz mit Aufgaben und Fristen raus. Die Kanzlei korrigiert, statt zu schreiben.

    Ablage in DATEV DMS

    Der Mandant muss der Aufnahme zustimmen. Ohne Zustimmung kein Mitschnitt.

    2 bis 3 Wochen

  • Schriftverkehr & Mandanten

    Schriftverkehr aus Ihren Vorlagen

    Heute
    Für jedes Standardschreiben wird das letzte ähnliche gesucht, kopiert und angepasst. Jeder Sachbearbeiter hat seine eigene Sammlung.
    Damit
    Entwurf aus Ihren freigegebenen Mustern, mit den Daten des Vorgangs gefüllt. Die Kanzlei zeichnet ab.

    Ablage in DATEV DMS

    Erzeugt Entwürfe, nie Versand. Unterschrieben wird von Ihnen.

    3 bis 4 Wochen

  • Schriftverkehr & Mandanten

    Unterlagen nachfassen

    Heute
    Liste führen, wer was noch schuldet. Erinnern. Nochmal erinnern. Im Zweifel telefonieren.
    Damit
    Fehlendes wird erkannt, der Mandant bekommt eine konkrete Liste statt einer allgemeinen Erinnerung.

    Abgleich gegen DATEV Unternehmen online und Meine Steuern

    Erinnert nur. Über Mahnstufen oder Mandatsniederlegung entscheiden Sie.

    2 bis 4 Wochen

  • Schriftverkehr & Mandanten

    Standardanfragen beantworten

    Heute
    „Wo ist mein Bescheid?“ und „Wie hoch ist meine Vorauszahlung?“, mehrmals täglich, immer dieselbe Antwort.
    Damit
    Beantwortet sich aus dem vorhandenen Sachstand. Die Kanzlei sieht nur noch, was wirklich eine Antwort braucht.

    lesender Zugriff auf den Mandantenstamm, keine Änderungen

    Beantwortet Sachstandsfragen. Keine steuerliche Auskunft, kein Rat.

    4 bis 6 Wochen

  • Schriftverkehr & Mandanten

    Posteingang zuordnen

    Heute
    Mandantenmails landen im Sammelpostfach und werden von Hand auf die Sachbearbeiter verteilt.
    Damit
    Mandant, Vorgang und Zuständigkeit werden erkannt. Die Nachricht liegt direkt beim richtigen Sachbearbeiter.

    Mandantenstamm aus DATEV Eigenorganisation, Ablage in DATEV DMS

    Bei Unsicherheit wird nicht zugeordnet, sondern in die Sichtung gegeben.

    3 bis 4 Wochen

  • Schriftverkehr & Mandanten

    Mandanten-Onboarding

    Heute
    Ein PDF-Formular per Mail, das der neue Mandant ausdruckt, ausfüllt, einscannt — und bei dem die Hälfte fehlt.
    Damit
    Geführte Erfassung über einen Link, mit Prüfung. Vollständig, bevor es die Kanzlei erreicht.

    Stammdaten für DATEV Eigenorganisation

    Ersetzt nicht die Identifizierung nach GwG. Die bleibt bei Ihnen.

    4 bis 6 Wochen

  • im Einsatz
    Lohn & Erfassung

    Personalfragebogen

    Heute
    Papierbogen oder eingescanntes PDF, von Hand in die Lohnbuchhaltung abtippen, Rückfragen wegen fehlender Steuer-ID.
    Damit
    Der Mitarbeiter füllt geführt über einen Link aus, ein Prüfmodus verhindert Lücken, die Kanzlei bekommt geprüfte Daten.

    Übergabedatei für DATEV Lohn und Gehalt sowie LODAS

    Deckt den Neuzugang ab, noch nicht jede Änderungsmeldung.

    läuft bereits

  • Lohn & Erfassung

    Stundenzettel übernehmen

    Heute
    Excel-Listen, abfotografierte Stundenzettel, jeder Mandant in einem anderen Format. Jeden Monat neu.
    Damit
    Stunden werden ausgelesen und auf Plausibilität geprüft, bevor sie in die Abrechnung gehen. Überstunden und Zuschläge getrennt.

    Bewegungsdaten für DATEV Lohn und Gehalt

    Handschrift wird gelesen, unsichere Stellen werden vorgelegt statt geraten.

    3 bis 4 Wochen

Bei keinem dieser Punkte verlassen Mandantendaten Deutschland. Verarbeitet wird in einem deutschen Rechenzentrum oder auf Ihrem eigenen Server.