Termine vor Ort in beiden Regionen
Ich komme in die Kanzlei, bevor ich etwas empfehle.
KI-Beratung für Steuerberater in Hamburg und im Emsland. Ich sehe mir die Abläufe an, spreche mit den Leuten, die sie täglich machen, und sage Ihnen auch, wo künstliche Intelligenz nichts bringt.
- 2019
- im Beruf als Entwickler
- KanzleiZettel
- eigenes Produkt, bei Kanzleien im Betrieb
- DE
- Verarbeitung, kein Drittland
Worauf sich Kanzleien verlassen
Wofür DATEV da ist, und wofür ich
DATEV baut, was in allen Kanzleien gleich ist — und macht das gut. Was in Ihrer Kanzlei anders läuft, wird DATEV nie bauen, weil es sich bei vierzigtausend Kanzleien nicht rechnet. Genau dort sitze ich.
Das kann DATEV schon
Wenn Sie davon etwas noch nicht nutzen, ist das ein Gespräch mit Ihrem DATEV-Berater und nicht mit mir. Ich verkaufe Ihnen nichts, was Sie bereits bezahlen.
- Buchungsvorschläge aus den Vorjahresbuchungen des Mandanten
- E-Rechnungen einlesen und prüfen in Unternehmen online
- Belegtransfer und automatische Belegerkennung
- Abgleich von Steuerbescheid und eingereichter Erklärung
- Fristenkontrolle in der Eigenorganisation
Das wird DATEV nicht bauen
Weil es in jeder Kanzlei anders aussieht. Hier gibt es kein Standardprodukt, nur Ihres.
- Ihre Musterschreiben, Arbeitsanweisungen und internen Regelungen
- Die Zwischenschritte, wo heute Excel, Outlook und Copy-Paste sitzen
- Wie Sie mit Mandanten kommunizieren und wie Sie nachfassen
- Formulare und Vorgänge, die es bei Ihnen gibt und sonst nirgends
- Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in Ihre Art zu arbeiten
Ein Kanzlei-Assistent auf Ihrem Server
Der erste Prozess, den ich empfehle, hat mit Mandantendaten nichts zu tun: Ihr eigenes Kanzleiwissen wird durchsuchbar. Musterschreiben, Arbeitsanweisungen, interne Regelungen, Protokolle. Wer etwas sucht, fragt — und bekommt die Antwort mit der Fundstelle, statt einen Kollegen zu unterbrechen.
Häufig gefragt
Fristen und VerlängerungenVollmachtenHonorar nach StBVVMandantenaufnahmeUrlaub und Vertretung342 Dokumente eingelesen
Wie handhaben wir Fristverlängerungsanträge bei Erstmandaten?
Bei Erstmandaten stellen wir den Antrag grundsätzlich schriftlich und nicht telefonisch. Zuständig ist der aufnehmende Sachbearbeiter, die Frist wird am selben Tag in die Fristenkontrolle eingetragen. Ab drei Monaten Verlängerung zeichnet ein Partner gegen.
- Arbeitsanweisung Fristen, Stand 03/2026, Abschnitt 4.2
- Musterschreiben Fristverlängerung Erstmandat.docx
Was hineingeht
- Arbeitsanweisungen und interne Regelungen
- Musterschreiben und Textbausteine
- Protokolle aus Partnerrunden
- Einarbeitungsunterlagen
Was herauskommt
- Antworten mit Fundstelle statt Suchergebnisse
- Neue Mitarbeiter fragen die Kanzlei statt die Kollegen
- Textbausteine finden statt im Ordner suchen
- Widersprüche zwischen Anweisungen fallen auf
Worauf es läuft
Die Oberfläche kommt aus einem quelloffenen Projekt, an dem tausende Entwickler mitlesen — ich erfinde keine Chat-Oberfläche neu. Angepasst wird sie an Ihre Kanzlei: Ihr Name, Ihre Themen, Ihre Anmeldung. Betrieben wird sie auf einem Server in Deutschland oder bei Ihnen im Haus.
- Quelloffen, kein Lock-in
- Anmeldung über Ihr bestehendes Benutzerverzeichnis
- Modell frei wählbar, auch komplett im eigenen Haus
- Betrieb in Deutschland
- 2 bis 3
- Wochen bis zum Echtbetrieb
- 0
- Mandantendaten im Spiel
- 1
- Termin zur Übergabe der Unterlagen
Zehn Stellen, an denen ich Ihnen etwas bauen kann
Alles hier ist kanzleispezifisch. Nichts davon bekommen Sie fertig von DATEV, und nichts davon löst sich, indem jemand ChatGPT aufmacht. Bei jedem Punkt steht, was er nicht kann.
- Wissen & EinarbeitungEinstieg
Kanzleiwissen durchsuchbar
- Heute
- Interne Regelungen, Musterschreiben und Arbeitsanweisungen liegen auf Laufwerken verteilt. Wer sucht, fragt am Ende einen Kollegen und unterbricht dessen Arbeit.
- Damit
- Frage stellen, Antwort mit Fundstelle bekommen. Aus Ihren Dokumenten, nicht aus dem Internet.
unabhängig von DATEV, keine Mandantendaten
Antwortet nur, was in Ihren Unterlagen steht. Wo nichts steht, sagt es das.
2 bis 3 Wochen
- Wissen & Einarbeitung
Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Heute
- Neue Kollegen fragen im ersten halben Jahr ständig nach. Jede Antwort kostet zwei Leute Zeit, und beim nächsten Neuen fängt es von vorn an.
- Damit
- Die Kanzlei beantwortet ihre eigenen Wie-machen-wir-das-Fragen. Erfahrene Kollegen werden nur noch bei echten Ausnahmen gebraucht.
unabhängig von DATEV
Ersetzt keine fachliche Anleitung, nur das Nachschlagen von Kanzleiregeln.
im Kanzleiwissen enthalten
- Wissen & Einarbeitung
Aktennotiz aus dem Gespräch
- Heute
- Nach dem Mandantengespräch wird aus dem Gedächtnis getippt, oft erst Tage später. Zugesagtes geht unter.
- Damit
- Aufnahme rein, strukturierte Notiz mit Aufgaben und Fristen raus. Die Kanzlei korrigiert, statt zu schreiben.
Ablage in DATEV DMS
Der Mandant muss der Aufnahme zustimmen. Ohne Zustimmung kein Mitschnitt.
2 bis 3 Wochen
- Schriftverkehr & Mandanten
Schriftverkehr aus Ihren Vorlagen
- Heute
- Für jedes Standardschreiben wird das letzte ähnliche gesucht, kopiert und angepasst. Jeder Sachbearbeiter hat seine eigene Sammlung.
- Damit
- Entwurf aus Ihren freigegebenen Mustern, mit den Daten des Vorgangs gefüllt. Die Kanzlei zeichnet ab.
Ablage in DATEV DMS
Erzeugt Entwürfe, nie Versand. Unterschrieben wird von Ihnen.
3 bis 4 Wochen
- Schriftverkehr & Mandanten
Unterlagen nachfassen
- Heute
- Liste führen, wer was noch schuldet. Erinnern. Nochmal erinnern. Im Zweifel telefonieren.
- Damit
- Fehlendes wird erkannt, der Mandant bekommt eine konkrete Liste statt einer allgemeinen Erinnerung.
Abgleich gegen DATEV Unternehmen online und Meine Steuern
Erinnert nur. Über Mahnstufen oder Mandatsniederlegung entscheiden Sie.
2 bis 4 Wochen
- Schriftverkehr & Mandanten
Standardanfragen beantworten
- Heute
- „Wo ist mein Bescheid?“ und „Wie hoch ist meine Vorauszahlung?“, mehrmals täglich, immer dieselbe Antwort.
- Damit
- Beantwortet sich aus dem vorhandenen Sachstand. Die Kanzlei sieht nur noch, was wirklich eine Antwort braucht.
lesender Zugriff auf den Mandantenstamm, keine Änderungen
Beantwortet Sachstandsfragen. Keine steuerliche Auskunft, kein Rat.
4 bis 6 Wochen
- Schriftverkehr & Mandanten
Posteingang zuordnen
- Heute
- Mandantenmails landen im Sammelpostfach und werden von Hand auf die Sachbearbeiter verteilt.
- Damit
- Mandant, Vorgang und Zuständigkeit werden erkannt. Die Nachricht liegt direkt beim richtigen Sachbearbeiter.
Mandantenstamm aus DATEV Eigenorganisation, Ablage in DATEV DMS
Bei Unsicherheit wird nicht zugeordnet, sondern in die Sichtung gegeben.
3 bis 4 Wochen
- Schriftverkehr & Mandanten
Mandanten-Onboarding
- Heute
- Ein PDF-Formular per Mail, das der neue Mandant ausdruckt, ausfüllt, einscannt — und bei dem die Hälfte fehlt.
- Damit
- Geführte Erfassung über einen Link, mit Prüfung. Vollständig, bevor es die Kanzlei erreicht.
Stammdaten für DATEV Eigenorganisation
Ersetzt nicht die Identifizierung nach GwG. Die bleibt bei Ihnen.
4 bis 6 Wochen
- Lohn & Erfassungim Einsatz
Personalfragebogen
- Heute
- Papierbogen oder eingescanntes PDF, von Hand in die Lohnbuchhaltung abtippen, Rückfragen wegen fehlender Steuer-ID.
- Damit
- Der Mitarbeiter füllt geführt über einen Link aus, ein Prüfmodus verhindert Lücken, die Kanzlei bekommt geprüfte Daten.
Übergabedatei für DATEV Lohn und Gehalt sowie LODAS
Deckt den Neuzugang ab, noch nicht jede Änderungsmeldung.
läuft bereits
- Lohn & Erfassung
Stundenzettel übernehmen
- Heute
- Excel-Listen, abfotografierte Stundenzettel, jeder Mandant in einem anderen Format. Jeden Monat neu.
- Damit
- Stunden werden ausgelesen und auf Plausibilität geprüft, bevor sie in die Abrechnung gehen. Überstunden und Zuschläge getrennt.
Bewegungsdaten für DATEV Lohn und Gehalt
Handschrift wird gelesen, unsichere Stellen werden vorgelegt statt geraten.
3 bis 4 Wochen
Bei keinem dieser Punkte verlassen Mandantendaten Deutschland. Verarbeitet wird in einem deutschen Rechenzentrum oder auf Ihrem eigenen Server.
KanzleiZettel
Vom Papierbogen zur geprüften DATEV-Übergabe
Ein Produkt, das ich für Steuerkanzleien entwickelt habe und selbst betreibe. Der Arbeitgeber lädt den neuen Mitarbeiter per Link ein, dieser füllt seine Angaben geführt aus, ein Prüfmodus verhindert Lücken. Am Ende steht eine strukturierte Übergabedatei für DATEV Lohn und Gehalt.
Ich suche eine Pilotkanzlei in Hamburg
Ich baue einen dieser Anwendungsfälle für Ihre Kanzlei, kostenlos. Das ist kein Geschenk, sondern ein Tausch: Ich brauche eine Referenz mit echten Zahlen, Sie bekommen dafür die Umsetzung ohne Rechnung.
Was Sie bekommen
- Einen Anwendungsfall Ihrer Wahl, fertig gebaut und im Echtbetrieb
- Messung vorher und nachher, damit der Effekt belegbar ist
- Schulung des Teams an Ihren eigenen Vorgängen
- Den Quellcode und die Dokumentation, auch wenn wir danach nicht weitermachen
Was ich dafür möchte
- Ihren Kanzleinamen als Referenz, nach Ihrer Freigabe
- Die Zahlen vorher und nachher, gern anonymisiert
- Ein Gespräch von dreißig Minuten, das ich zitieren darf
Was es Sie an Zeit kostet
3 Termine
à 90 Minuten, verteilt über sechs Wochen. Dazwischen brauche ich Sie nicht.
Wann ich an Mandantendaten komme
Für die Aufnahme gar nicht. Erst im Piloten, dann mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und nur für den einen Prozess. Wenn Sie mit „Kanzleiwissen durchsuchbar“ einsteigen, sind überhaupt keine Mandantendaten im Spiel.
So läuft die Zusammenarbeit
Vier Schritte. Nach jedem entscheiden Sie neu, und was Sie bekommen haben, bleibt Ihres.
- 145 Minuten
Erstgespräch
Wir sprechen über Ihre Kanzlei, die Systeme und die Stellen, die am meisten Zeit kosten. Ohne Vorbereitung Ihrerseits.
- 21 bis 2 Wochen
Analyse
Ich sehe mir die Abläufe an, spreche mit den Personen, die sie täglich ausführen, und prüfe Technik und Datenschutz.
- 32 bis 6 Wochen
Pilot
Der erste Prozess wird gebaut, getestet und geschult. Klein genug für schnelle Wirkung, groß genug für einen sichtbaren Unterschied.
- 4laufend
Ausbau
Was funktioniert, kommt auf weitere Prozesse. Was nicht funktioniert, wird abgeschaltet.
Hamburg
Mein Arbeitsort. Termine in der Kanzlei sind hier die Regel, von der Analyse bis zur Schulung.
Hamburg und Metropolregion
Emsland
Meine Herkunftsregion. Kanzleien zwischen Meppen, Lingen und Papenburg betreue ich genauso vor Ort.
Meppen, Lingen, Papenburg, Nordhorn
Ich berate nicht über Kanzleisoftware. Ich baue sie.
Ich bin Softwareentwickler, seit 2019 im Beruf. Ich baue Programme, die im Alltag laufen müssen und nicht nur in der Vorführung — und betreibe sie danach auch.
Seit 2023 entwickle ich Software für einen der größten IT-Händler Deutschlands, davor für einen Fensterbauer. Daneben löse ich freiberuflich alte Systeme ab, die niemand mehr warten kann.
Unter Kleymann Digital Solutions entwickle und betreibe ich KanzleiZettel. Was ich Ihnen empfehle, habe ich vorher selbst gebaut und in Betrieb genommen.
Lennart KleymannGeschäftsführer · Softwareentwickler- 2019
- im Beruf als Entwickler
- 4
- Unternehmen, für die ich entwickelt habe
- 2
- Kanzleien, die KanzleiZettel nutzen
Womit ich arbeite
- AI Workflow Automation
- Prompt Engineering
- .NET 8
- Next.js
- Microservices
- Docker & CI/CD
- DATEV-Umfeld
- DSGVO-Architektur
Häufige Fragen
Nein. Was verschwindet, ist das Abtippen, das Sortieren und die Rückfrage-Schleife. Bei dem Fachkräftemangel, den die meisten Kanzleien ohnehin haben, geht es darum, vorhandene Leute von Arbeit zu entlasten, für die niemand Steuerfachangestellter geworden ist.
Sprechen wir über Ihre Kanzlei
45 Minuten, unverbindlich, ohne Vorbereitung. Sagen Sie mir, welche zwei oder drei der zwölf Stellen bei Ihnen am meisten Zeit kosten — den Rest klären wir im Gespräch.